I rimborsi per trasferta sono un capitolo difficile per quanto riguarda la fase di rendicontazione e spesso fonte di dubbi e incertezze nella gestione amministrativa dei diversi casi da considerare.
Il rimborso è comunque uno dei costi più rilevanti e diffusi all’interno dell’azienda. Capita spesso, infatti, di dover sostenere rimborsi spese verso dipendenti, addetti commerciali, liberi professionisti o collaboratori esterni. Si tratta di un vero guazzabuglio perché, a seconda delle categorie a cui si rivolge e della tipologia di trasferta, il rimborso avviene secondo diverse modalità.
Che cos’è un rimborso spese per trasferta
Da un punto di vista legale, il rimborso spese è definito come il pagamento delle spese anticipate dal lavoratore nello svolgimento di un’attività nell’interesse dell’azienda. All’interno della propria busta paga, il lavoratore si troverà i soldi anticipati per i propri viaggi relativi all’attività lavorativa svolta e riguardanti diversi costi, tra i quali vi si trovano il pernottamento, il pedaggio autostradale, il carburante utilizzato, il vitto, le spese telefoniche e quelle relative a ulteriori trasporti.
Una definizione semplice da comprendere, ma in pratica difficile da applicare poiché esistono diverse regole a seconda delle tipologie dei rimborsi spesa che complicano la guida su come fare a gestire le relative differenti tassazioni e deducibilità.
Trasferte fuori o all’interno del Comune: differenze nei rimborsi
La prima distinzione per quanto riguarda il concetto di trasferta avviene per quelle che avvengono all’interno del Comune sede di lavoro o al di fuori di esso. Per la maggior parte delle attività la sede di lavoro è chiara e non comporta ambiguità ma in alcune situazioni è necessario definire precedentemente quale sia la sede di lavoro, come nel caso degli amministratori per i quali convenzionalmente viene indicata come il luogo di residenza dell’amministratore stesso, a meno che esplicitato diversamente. Inoltre è importante sottolineare che la trasferta deve essere temporanea, per distinguerla dal trasferimento. Poiché però la legge non prevede un limite massimo di giorni di trasferimento la legge permette di valutare caso per caso.
Per le trasferte all’interno del Comune della sede di lavoro, si possono considerare nel rimborso tutte quelle spese relative allo spostamento (mezzi pubblici o carburante) e, qualora il contratto lo prevedesse come a carico del datore di lavoro, anche il vitto. Per quanto riguarda la trattazione fiscale, tali rimborsi sono sottoposti a tassazione ordinaria e concorrono a formare il reddito, ad eccezione dei mezzi di trasporto pubblici, mentre le spese di vitto e alloggio sono deducibili fino ad un massimo del 75%.
Tutt’altra storia per quanto riguarda le trasferte all’infuori del Comune che invece si dividono in tre tipologie: il rimborso forfettario, il rimborso a piè di lista e il rimborso misto. Nel primo caso, il rimborso viene prestabilito dell’azienda, indipendentemente dalle spese reali sostenute dal lavoratore. Mentre nel caso dei rimborsi a piè di lista, detto anche rimborso analitico, le spese dovranno essere documentate dettagliatamente, comprendendo tutti i dati relativi alle informazioni anagrafiche, la data e il luogo della spesa, il tipo e il valore della tale e ulteriori note aggiuntive per giustificarne l’avvenuta. Nel caso del rimborso analitico inoltre le spese non vengono tassate in capo al dipendente, ma sono a carico del datore di lavoro. In ultimo, il rimborso misto che, come accenna il nome, si presenta come soluzione intermedia tra i due precedenti sistemi di rimborso, prevedendo un rimborso analitico per le spese di vitto e alloggio con l’aggiunta di una indennità fissa di trasferta.
Metodi di pagamento dei rimborsi per trasferta
Nonostante le nuove leggi di obbligo di tracciabilità dei pagamenti, come quelle relative al pagamento dello stipendio, il rimborso spese non è in realtà soggetto a tale vincolo. Ovvero esso può ancora avvenire in contanti. Ma bisogna comunque fare attenzione ad alcune regole, come quella che fissa il tetto massimo del pagamento in contanti a 2.999 euro. Inoltre, con la nuova legge di bilancio, il pagamento della benzina a fini di deducibilità deve avvenire obbligatoriamente con mezzi tracciabili, rendendo apparentemente più complicato il rimborso spese a dipendenti e collaboratori. In realtà, grazie a nuovi sistemi di gestione, come la prepagata Soldo, è possibile semplificare la rendicontazione dei rimborsi spese relativi al carburante e avere più controllo dei flussi di denaro eseguiti da diversi dipendenti e collaboratori simultaneamente e in tempo reale.
