La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l’emissione, trasmissione e conservazione delle fatture.
A differenza delle tradizionali cartacee, quella elettronica viene generata in un formato strutturato (XML) e inviata tramite un sistema di interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Questo processo garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, permettendo una maggiore trasparenza e tracciabilità delle operazioni commerciali. Un’opzione può essere quella di scegliere la fatturazione elettronica Edok ed affidarsi a professionisti che possano indicare i giusti step da seguire.
Come si fa la fatturazione elettronica
Per emettere una fattura elettronica, è necessario seguire una serie di passaggi:
- Preparazione del documento: utilizzando un software professionale, si compila la fattura inserendo tutti i dati richiesti, come la descrizione dei beni o servizi, il prezzo, l’IVA applicata e i dati del cliente.
- Generazione del File XML: una volta completata la compilazione, il software converte i dati in un file XML conforme ai requisiti tecnici stabiliti dall’Agenzia delle Entrate.
- Invio tramite SdI: Il file XML viene inviato al Sistema di Interscambio (SdI), che svolge il ruolo di intermediario tra l’emittente e il destinatario. Lo SdI verifica la correttezza formale della fattura e, se valida, la inoltra al destinatario.
- Ricezione e conservazione: il destinatario riceve la fattura tramite lo SdI e può importarla nel proprio sistema gestionale. Entrambi i soggetti devono conservare la fattura in formato elettronico per almeno 10 anni, garantendo l’accessibilità e la leggibilità del documento nel tempo.
Perché la fatturazione elettronica è obbligatoria?
L’obbligo della fatturazione elettronica per le partite IVA in Italia è stato introdotto con la Legge di Bilancio 2018 ed è entrato in vigore il 1° gennaio 2019. Questa normativa risponde a diversi obiettivi:
- Contrastare l’Evasione Fiscale: la fatturazione elettronica permette all’Agenzia delle Entrate di monitorare in tempo reale le transazioni commerciali, riducendo il rischio di evasione fiscale e facilitando l’individuazione di irregolarità.
- Semplificare i processi amministrativi: l’adozione di un sistema digitale riduce i costi e i tempi legati alla gestione delle fatture cartacee. Inoltre, la conservazione elettronica semplifica l’archiviazione e la ricerca dei documenti.
- Efficienza e trasparenza: la digitalizzazione dei processi favorisce una maggiore efficienza operativa e trasparenza nelle transazioni, migliorando i rapporti commerciali tra le imprese e con la Pubblica Amministrazione.
- Conformità alle normative europee: l’Italia si allinea alle direttive europee che promuovono la digitalizzazione delle fatture per migliorare l’interoperabilità tra i diversi paesi membri e facilitare il commercio transfrontaliero.
Vantaggi per le imprese
Oltre agli obblighi normativi, la fatturazione elettronica presenta diversi vantaggi per le imprese.
La gestione digitale delle fatture riduce significativamente i costi legati all’acquisto di carta, stampa e spedizione. Inoltre, l’automatizzazione dei processi riduce il rischio di errori manuali, migliorando la precisione delle registrazioni contabili e facilitando la riconciliazione dei pagamenti.
Questo cambiamento sostenibile è in linea con le crescenti aspettative sociali e normative verso pratiche aziendali più rispettose dell’ambiente.
Le imprese possono anche beneficiare di una maggiore velocità nei pagamenti, poiché le fatture elettroniche vengono processate più rapidamente rispetto a quelle cartacee. Infine, la tracciabilità e la trasparenza delle transazioni aumentano la fiducia tra partner commerciali, favorendo rapporti d’affari più solidi e duraturi.
