Una delle soluzioni pensate dalle aziende per aiutare il lavoratore è il rimborso chilometrico ACI. In questo modo, il lavoratore, invece di usare la macchina aziendale, può usare la propria autovettura per andare e tornare dal lavoro, per poi chiedere un rimborso per il costo dei chilometri percorsi. Questo avviene per dare comunque una forma di rimborso al lavoratore per andare a lavoro, ma che concede alle aziende di non acquistare obbligatoriamente una vettura per ogni lavoratore. Inoltre, con le ultime normative, sono state ridotte anche le percentuali di deducibilità dei costi che sono relativi ai veicoli delle aziende e ciò ha contribuito alla convenienza del rimborso chilometrico ACI.
Partiamo innanzitutto dal fatto che, per poter usufruire del rimborso chilometrico ACI, non bisogna obbligatoriamente avere un veicolo di proprietà, bensì un veicolo che sia nella propria disponibilità. Il rimborso chilometrico ACI viene calcolato a seconda delle tabelle ACI, le quali vengono aggiornate ogni anno e pubblicate sulla Gazzetta Ufficiale dell’Aci.
Il rimborso chilometrico non viene tassato, poiché non si tratta di una remunerazione vera e propria, bensì del rimborso di una spesa che il lavoratore ha giù sostenuto. Il rimborso chilometrico viene concesso al dipendente o al libero professionista nel caso di utilizzo di un veicolo per andare a lavoro o per svolgere l’attività lavorativa. Come detto, non è obbligatorio che il veicolo sia di proprietà, ma può essere anche a noleggio o a locazione finanziaria, etc.
Nel rimborso sono compresi i costi delle riparazioni, della manutenzione, del carburante, della quota di ammortamento capitale, degli pneumatici, della quota degli interessi di capitale investito, dell’assicurazione RCA e del bollo, mentre non sono compresi i costi dei pedaggi autostradali e le tariffe dei parcheggi.
Il rimborso chilometrico non spetta a tutti i lavoratori, bensì a quei lavoratori che devono compiere delle trasferte di lavoro e devono recarsi in un comune diverso rispetto a quello dove è situata l’azienda o l’ufficio.
Per poter calcolare il rimborso chilometrico, l’unico strumento indispensabile per il calcolo sono le tabelle dell’ACI, che si trovano sia sul sito dell’Aci che nella gazzetta ufficiale e che vengono aggiornate due volte all’anno. Basta registrarsi sul portale Aci e accedere al calcolatore automatico. Per calcolarlo, servono alcune informazioni, come la tipologia del veicolo (quindi se si tratta di un’auto o di una moto), del modello e della serie del veicolo e del tipo di alimentazione (se va a benzina, diesel, se è ibrida, etc.).
Il calcolo viene fatto basandosi sulle tabelle di calcolo dell’ACI e non può essere fatto dalle aziende in modo autonomo e indipendente. Il rimborso tiene conto del carburante consumato, della marca e del modello del veicolo e dello stato del veicolo. Tutti i calcoli fatti sulle tabelle dell’ACI comprendono già il tasso dell’IVA. Il calcolo può essere fatto sia mediante il calcolatore automatico presente sul sito oppure mediante il calcolo manuale, che viene fatto con la consultazione delle tabelle.
Le tabelle vengono pubblicate due volte l’anno per ogni categoria di veicolo: veicoli a gasolio, veicoli a benzina, veicoli a gas e metano o veicoli ibridi o elettrici. Per tutte queste categorie, troveremo sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica una tabella per i veicoli in produzione e una tabella per i veicoli fuori produzione.
Per calcolare il costo al chilometro, basta tenere conto del modello di veicolo e della sua alimentazione e poi guardare la tabella, dove sono riportati la marca, il modello e la serie del veicolo e il costo chilometrico e il Fringe benefit annuale.
Inoltre, per vedere se il rimborso chilometrico sia fattibile e oggetto di tassazione, bisogna tenere conto anche del luogo in cui è stata fatta la trasferta. Ad esempio, se la trasferta viene fatta nello stesso comune in cui si trova l’azienda, allora il rimborso va a formare il reddito del lavoratore e, per questo, non è deducibile e deve essere tassato. Nel caso, invece, si tratti di una trasferta lavorativa fuori dal proprio comune, allora l’importo chilometrico è deducibile ed è esente dalla tassazione.
Nel caso la meta della trasferta in cui si deve recare il lavoratore è maggiore rispetto alla distanza tra la meta e la sede di lavoro, allora il rimborso va a concorrere nel reddito e quindi viene tassato.
Ci sono, però, dei limiti per la deducibilità. Se il veicolo supera il 17 cavalli fiscali (o i 20 cavalli se il veicolo è a gasolio), allora la deduzione non può essere totale, ma deve essere rimodulata.
Inoltre se i veicoli vengono utilizzati spesso, allora viene utilizzato un criterio forfetario, che non viene calcolato a seconda della percorrenza o dei costi sostenuti. In questo caso, si parla del valore del fringe benefit che viene fissato con una percentuale del 30% dell’importo che corrisponde ad una percorrenza di 15’000 chilometri e viene calcolato sulla base delle tariffe ACI.
Per poter calcolare il proprio rimborso chilometrico, se si ricorre al calcolo manuale, si deve far riferimento alle tabelle dell’ACI. Innanzitutto bisogna individuare il modello del veicolo che si utilizza e poi cercare la tariffa chilometrica che corrisponde ad essa. Quest’ultima cifra deve essere poi moltiplicata per il numero di chilometri che vengono fatti. Facciamo un esempio: se in una trasferta, vengono effettuati 400 chilometri, utilizzato una Ford Fiesta 1.5 ST, il costo chilometrico sarà di 0,5468 (secondo le tabelle dell’ACI aggiornate al 2020); il risultato sarà una moltiplicazione fra i due dati e verrà 218,72 euro.
Vediamo come sono strutturate le tabelle per il calcolo del rimborso chilometrico Aci per i dipendenti in busta paga, per i professionisti, per gli amministratori e la loro tassazione.
Rimborso Chilometrico ACI 2020: tabelle di calcolo online per dipendenti in busta paga
Le tabelle per il calcolo online per il rimborso chilometrico dell’ACI vengono pubblicate sul sito dell’ACI e sulla gazzetta ufficiale. Le ultime tabelle di calcolo pubblicate saranno valide fino al primo luglio 2020.
Le aziende solitamente propongono al lavoratore due opzioni per gli spostamenti: l’uso dei mezzi aziendali oppure l’uso di mezzi propri. In questo ultimo caso, al dipendente viene riconosciuto un rimborso chilometrico, proprio perché paga di tasca sua le spese del viaggio, le spese della benzina, le spese per l’eventuale manutenzione, etc.
Il rimborso chilometrico è esentato dalla tassazione e l’azienda deve rimborsare l’intero costo a seconda della documentazione presentata. Questo avviene perché il rimborso non è una remunerazione, bensì un rimborso per una spesa già sostenuta. Per poter ottenere un rimborso chilometrico, il lavoratore dovrà presentare tutti i documenti che provano le spese durante il viaggio, come le spese per la benzina ad esempio. Non viene applicata alcuna esenzione per i viaggi all’interno dello stesso comune, in quel caso l’azienda è libera di scegliere il rimborso per il dipendente, ma sulla sua busta paga il rimborso rappresenterà un reddito imponibile IRPEF.
Un dipendente con busta paga, per ottenere il rimborso chilometrico, deve prendere contatti con l’ufficio del personale dell’azienda per cui lavora e chiedere la possibilità di rimborso per quel viaggio specifico. Se l’azienda accetta di dare un rimborso chilometrico, allora darà al dipendente un documento su cui dovrà annotare tutte le spese sostenute, con le relative documentazioni, ad esempio gli scontrini. Infine, il dipendente dovrà consegnare la documentazione all’azienda, che erogherà il rimborso sulla successiva busta paga.
Il rimborso presenta una serie di costi variabili, ovvero i costi che sono direttamente proporzionali alla percorrenza effettuata (spese per la benzina, l’usura delle gomme e le spese per la manutenzione e la riparazione del veicolo) e dei costi fissi (che comprendono la quota di ammortamento degli interessi sul capitale necessario per comprare il mezzo, la tassa di circolazione e la polizza RCA).
I tempi dell’erogazione del rimborso dipendono dal tempo in cui il dipendente presenta la nota spese e il tempo che occorre all’azienda di calcolare il rimborso spese, tenendo conto sia della nota spese e sia del calcolo con le tabelle di rimborso dell’ACI. Quindi, l’erogazione del rimborso avverrà nella successiva busta paga del lavoratore.
Rimborso Chilometrico ACI 2020: tabelle di calcolo online per i professionisti
Per quanto riguarda i rimborsi chilometrici dei professionisti, bisogna tenere conto di una serie di forme di tassazione che cambiano a seconda dei casi. Nel caso del professionista, infatti, ci possono essere due casistiche: nel primo caso, il professionista effettua le spese, anticipando i soldi e chiede successivamente il rimborso al proprio cliente; nel secondo caso, il cliente paga in anticipo le spese e il professionista non deve chiedere alcun rimborso (in questo caso, parliamo di spese prepagate). A seconda dei casi, il trattamento fiscale contributivo cambia.
Nel caso le spese vengano fatte prima dal professionista, le fatture vengono intestate a suo nome e poi, il professionista emette la fattura nei confronti del cliente, aggiungendo le spese che ha fatto di tasca sua. Su questa spesa viene calcolata la ritenuta di acconto, la somma è soggetta alla rivalsa previdenziale ed è imponibile di IVA.
Per quanto riguarda la deducibilità dal reddito imponibile, le spese fatte dal professionista sono interamente deducibili se vengono addebitate analiticamente al cliente oppure deducibili solo del 75% ed entro una percentuale del 2% dei compensi dell’anno del professionista, se le spese vengono addebitate in modo forfettario al cliente.
Nel caso, invece, che le spese vengano prepagate dal cliente, queste spese non sono calcolate come un compenso e il professionista non deve indicare tali spese nelle fatture. In questo caso, le spese non sono soggette ad IVA, rivalsa previdenziale e ritenuta d’acconto. In questo secondo caso, il documento delle spese non viene intestato al professionista, ma direttamente al cliente.
Tutto dipende anche se la fattura viene fatta sotto forma di indennità giornaliera o se la fattura raggruppa tutti i costi della trasferta. Il rimborso chilometrico può essere concordato con l’azienda che fattura sulla base delle tabelle dell’ACI oppure secondo un accordo tra le due parti, che può essere anche forfettario. Il rimborso chilometrico è uno e ha una cifra fissa, che si basa sul coefficiente di una tabella, ma il costo diventa l’imponibile che si aggiunge all’IVA da dover riscuotere, che comprende anche il compenso previdenziale e a cui viene sottratta la ritenuta d’acconto.
Comunque, per i professionisti, il rimborso chilometrico avverrà sotto forma di fattura.
Rimborso Chilometrico ACI 2020: tabelle di calcolo online per gli amministratori
Per quanto riguarda gli amministratori, il rimborso chilometrico cambia a seconda se si usi un veicolo proprio o un veicolo aziendale.
Nel caso venga utilizzato un mezzo proprio, allora bisogna chiedere un’autorizzazione alla propria azienda. La norma giuridica non prevede alcun obbligo di autorizzazione scritta tra l’amministratore e l’azienda, ma viene consigliato di farlo, per avere una maggiore tutela per entrambe le parti. Nel caso, però, che il contratto venga fatto, deve includere la motivazione della trasferta, i dettagli sul mezzo di trasporto verrà utilizzato, il compenso per ogni chilometro che viene fatto e il consenso dell’amministrazione ad utilizzare il proprio veicolo. Inoltre, l’amministratore dovrà redigere una nota spese con tuti i dettagli, che verrà sottoscritta da lui stesso. Altra cosa da indicare è la proprietà dell’automezzo: l’amministratore non ha l’obbligo di utilizzare un veicolo di sua proprietà, ma può utilizzare anche un veicolo noleggiato o con un leasing (sempre a suo nome) oppure un veicolo di proprietà familiare.
Il rimborso cambia a seconda che l’amministratore operi o no nella propria attività professionale.
Nel caso l’amministratore non sia professionista, allora bisognerà distinguere tra le trasferte effettuate nel comune oppure nelle trasferte effettuate fuori dal comune. Nel primo caso, bisognerà controllare ciò che è stato indicato nella lettera di nomina dell’amministratore e, nel caso non venga precisato nulla, allora viene considerato il domicilio fiscale dell’amministratore. In questo caso il calcolo del rimborso della trasferta viene inserito nel reddito dell’amministratore. Per quanto riguarda le trasferte in zone fuori dal proprio comune, il rimborso non viene inserito nel reddito dell’amministratore, ma deve rientrare nei limiti che vengono fissati nelle tabelle di calcolo dell’ACI.
Nel secondo caso, invece, ovvero se parliamo di un amministratore professionista, allora i rimborsi non devono essere assimilabili fiscalmente. In questo caso, infatti, l’amministratore deve emettere una fattura, che deve indicare l’onorario, la cassa previdenziale professionale, l’IVA e la ritenuta d’acconto.
